La implementación del sistema de gestión ayuda a que las personas puedan desarrollarse de forma más fácil y ágil en el mundo de los negocios. A continuación, encontrarás cómo hacer el trámite a través de una de las plataformas líderes en este tipo de herramientas.
La transformación digital avanza a ritmo sostenido en el universo empresarial colombiano, marcando un cambio decisivo en la forma en que las empresas gestionan sus operaciones diarias. Herramientas informatizadas y procesos automatizados han dejado de ser una opción para convertirse en el estándar, especialmente en ámbitos como la administración y la fiscalización. Uno de los desarrollos más importantes en este sentido ha sido la adopción de la factura electrónica de Xubio, que ha revolucionado la gestión documental de negocios de todos los tamaños.
La digitalización de la facturación nació como respuesta tanto a la necesidad de modernizar la economía como a los requisitos específicos del Estado para fortalecer la transparencia y la recaudación. Esta modalidad reemplaza los comprobantes en papel, ofreciendo validez legal y nuevas garantías a través de sistemas electrónicos.
En ese sentido, actualmente implementar la facturación electrónica no solo permite a las empresas ajustarse a la normativa vigente, sino también posicionarse de forma competitiva mediante el ahorro de recursos, mayor agilidad y más control sobre sus movimientos financieros.
En este contexto, plataformas como Xubio se destacan por brindar una solución integral para profesionales, MiPyMes y emprendedores. Al incorporar un sistema de gestión digital orientado a la facturación, estas herramientas facilitan la transición hacia ambientes 100% online y simplifican tareas que, tradicionalmente, requerían múltiples procedimientos manuales.
Así, la posibilidad de emitir facturas electrónicas desde cualquier dispositivo y ubicación, el acceso a reportes en tiempo real y la integración con otras funciones contables convierten a Xubio en una opción eficaz para cumplir con los requerimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
¿Qué es una factura electrónica en Colombia?
Actualmente, se considera factura electrónica al comprobante digital que contiene la información fiscal, comercial y técnica establecida por la DIAN. La diferencia sustancial en relación con las facturas impresas radica en su formato y en el modo en el que se expidan, transmiten, almacenan y resguardan. La factura electrónica reúne la misma validez jurídica, pero los procedimientos de emisión y recepción se simplifican porque se realizan de forma electrónica, lo cual impacta positivamente en la administración y en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Emitir facturas electrónicas en Colombia corresponde tanto a personas naturales como jurídicas que estén obligadas o hayan decidido acogerse voluntariamente al esquema digital. Entre las categorías contempladas por la legislación se encuentran los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), responsables del impuesto al consumo, contribuyentes del Régimen Simple de Tributación, quienes realicen actividades sujetas a control fiscal y personas jurídicas con obligaciones en operaciones sobre bienes o servicios excluidos del IVA. Además, si una persona supera los montos de ingresos o movimientos bancarios determinados por la normativa, debe también implementar la facturación electrónica. La omisión de esta obligación puede derivar en sanciones económicas o, en casos más graves, la clausura del establecimiento.
Optar por la factura electrónica ofrece beneficios tangibles. La gestión de comprobantes digitales implica menores costos al prescindir del papel, el almacenamiento físico y los gastos de distribución. La automatización de los procesos reduce significativamente la posibilidad de errores y la necesidad de corregir comprobantes a posteriori, lo que agiliza operaciones tanto para el emisor como para el receptor. Además, el cumplimiento se asegura ante cada modificación en la normativa, ya que los sistemas se actualizan de acuerdo a los nuevos lineamientos.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Una de las grandes preguntas de quienes trabajan en empresas es cómo hacer una factura electrónica en Colombia. En ese sentido, tanto las firmas como los profesionales deben cumplir con una serie de pasos orientados a comprobar su identidad y asegurar el uso correcto del sistema.
El proceso general arranca con el registro como facturador electrónico ante la DIAN, quien proporciona el acceso a su portal digital para iniciar la habilitación. En esta primera instancia, se configuran los modos de operación, se identifican los participantes involucrados y se gestiona la solicitud de rangos de numeración de facturación. Es obligatorio realizar pruebas técnicas y de envío, que permiten acostumbrarse al entorno virtual de la DIAN e identificar posibles errores de ingreso o funcionamiento antes de comenzar la emisión real.
Una vez cumplidas las etapas iniciales, la adopción de soluciones integrales como Xubio puede marcar la diferencia en cuanto a eficiencia y practicidad. Para utilizar Xubio como plataforma de facturación electrónica, lo primero es crear una cuenta gratuita en el sitio web de la empresa. El usuario debe registrar ante la DIAN a Cadena S.A. como proveedor tecnológico autorizado y completar el proceso de habilitación mediante el envío de pruebas de facturación electrónica. Luego se solicita formalmente la numeración, se asocian los prefijos correspondientes y se cargan los datos de facturación en la plataforma. Xubio se encarga de presentar las facturas a la DIAN y, una vez validadas, remitir el comprobante electrónico directamente al cliente.
