En Colombia el Hábeas Data es un tema recurrente por la importancia que cobra: proteger los datos personales de los colombianos y buscar que las empresas realicen un correcto tratamiento de estos en favor de los clientes y sus demás grupos de interés.
Por ello, la Superintendencia de Industria y Comercio, en el Capítulo II del Título V de la Circular Única, modificado por la Circular Externa No. 01 del 11 de enero de 2017, estableció que el plazo para actualizar la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) deberá realizarse anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo.
A propósito del tema, la abogada Lorena Fonseca Amado resuelve las inquietudes de las empresas frente a la actualización de la información y las implicaciones que tiene el no realizar el proceso.
¿Por qué las empresas deben realizar esta actualización de la información relacionada con sus Bases de Datos?
Todas las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que se encuentran obligadas, de acuerdo con el Decreto 090 de 2018, a inscribir sus bases de datos en el RNBD por tener activos superiores a 100.000 UVT deben actualizar la información registrada, siendo importante aclarar que existen diversas oportunidades y criterios de actualización de la información registrada en el RNBD, según lo contemplado en el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
En ese orden, la actualización de información general se debe realizar anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, plazo que está próximo a cumplirse. También los obligados deberán realizar actualizaciones dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, si se presentan cambios sustanciales en la información que haya sido registrada.
¿Qué implicaciones tiene el no hacer este proceso dentro de los tiempos establecidos?
Tratándose de una obligación relacionada con las normas de protección y tratamiento de datos personales, las empresas podrán verse expuestas a las sanciones que imponga la Superintendencia de Industria y Comercio, entre las que se encuentran multas hasta por 2000 SMMLV, así como suspensión y cierre de las actividades relacionadas con tratamiento de datos personales.
¿Qué tipos de empresas deben hacer esta inscripción de Bases de Datos?
El registro en el RNBD es obligatorio para sociedades y entidades sin ánimo de lucro que realicen tratamiento de datos personales en calidad de Responsables, es decir, que ejecuten por sí mismas actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de este tipo de datos, y que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT ($3.800.400.000 para el año 2022), sin que haya requisitos adicionales a los mencionados.
