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Martes, Noviembre 1, 2016 - 14:22

La factura electrónica en Colombia no sólo es una realidad en el mercado, sino que, en los próximos meses se convertirá en una obligación normativa y, siempre, una oportunidad de mejorar la gestión y la rentabilidad de los negocios. Para ayudar a las empresas colombianas a implantar sus proyectos de factura electrónica, SERES, pionero y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos, propone una hoja de ruta que simplifica este cambio y asegura su éxito.

Cuatro requisitos

El uso de la factura electrónica es una realidad y, ante esta situación, las empresas colombianas deben comenzar a desarrollar proyectos de factura electrónica. Sin embargo, explica Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y Latam, “en muchos casos, el desarrollo de estos proyectos resulta complicado e incluso tortuoso ya que existen muchos factores a tomar en cuenta”.

Según SERES, “la factura electrónica permite transformar un proceso obsoleto, con alta carga manual improductiva, en otro donde la dirección financiera tiene una visión en tiempo real del estado de las cuentas a cobrar y pagar.” En este sentido existen diferentes formas de implantar la factura electrónica en una empresa, desde el desarrollo propio hasta contar con una solución proporcionada por un proveedor de factura electrónica con experiencia en variedad de proyectos, “la opción más recomendable”.

La hoja de ruta de SERES señala una serie de cuestiones a tener en cuenta a la hora de implantar la factura electrónica. La primera es comunicarse y tener visibilidad del estado de las facturas electrónicas. Así, la comunicación con los socios, ya sean grandes, medianos o pequeños es esencial para el intercambio de sus facturas. Este intercambio hace latente la necesidad de que la solución implantada facilite un amplio conjunto de opciones que permita conectarse con éxito con cualquiera de los socios, garantizándole la confidencialidad, autenticidad e integridad de sus facturas. Además, la solución a elegir debe aportar a las empresas un nuevo canal de comunicación con sus socios de negocio, que permita mejorar los tiempos de respuesta y la resolución de imprevistos. En paralelo, tiene que facilitar un mayor control y seguimiento de la información intercambiada, incrementando la eficacia en la relación y comunicación con terceros.

El segundo factor a tener en cuenta es centralizar la información y que quede integrada. Aquí, la decisión debe tener en cuenta el volumen de facturas que se maneja, ya que, por lo general, si el volumen de facturas es pequeño (menos de 30 facturas mes) una solución manual puede ser la mejor opción, pero, en caso de gestionar más facturas es recomendable una solución integrada. Además, si la empresa cuenta con una herramienta de gestión, la forma más cómoda de implantar la factura electrónica será integrando la factura electrónica en el proceso habitual de trabajo en la herramienta de gestión. De esta manera se aprovecharán al máximo las ventajas de la factura electrónica y se mejorará la toma de decisiones.

El cambio que conlleva la implantación de la factura electrónica incluye más implicaciones de las que parece, por lo que el tercer elemento a valorar es asegurarse de que el servicio de factura electrónico que se implante es global, es decir, que permita una gestión completa en el tratamiento de las facturas: emisión, recepción, intercambio, integración y archivo.

Por último, según la hoja de ruta, la solución a adoptar debe cumplir con la normativa de la DIAN. Es fundamental que el proyecto de factura electrónica quede vinculado a los cambios tecnológicos y normativos que conlleva la normativa de facturación: formatos, firma electrónica, tiempos de entrega, plazos de adaptación, etc. Ni la normativa ni la tecnología son estáticos, sino que están en continua evolución. Conocer estos cambios y saber adaptarse a ellos supondrá un gran esfuerzo para las empresas colombianas y contar con un servicio que se adapte de forma automática es la clave.

Según SERES, implantar un proyecto de factura electrónica no es únicamente un cambio técnico, es mucho más, y “un desarrollo interno o la compra de un módulo de facturación no permite a las empresas el poder beneficiarse al 100% de todos los beneficios de la factura electrónica”. 

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