En la actualidad, en las empresas del país el proceso Quote-to-Cash (de la cotización al cobro), que abarca la gestión de interacciones del cliente (desde la intención de compra hasta el reconocimiento de ingresos) requiere para su éxito la integración de varios sistemas.
Aunque a primera vista puede parecer algo sencillo, lo cierto es que este proceso representa un desafío para organizaciones que trabajan con diversos sistemas (ERP y CRM), procesos basados en email y formularios manuales.
Adolfo Chaves, CEO de GTCloud, aseveró que “independientemente de las soluciones de software que se utilicen, el proceso Quote-to-Cash es esencial para todos los negocios”.
Agregó que “es por ello que debe automatizarse y modernizarse para que funcione de forma eficiente. Esto permite a los vendedores entregar información precisa y veloz a los clientes, minimizar los errores de pedidos y facturación, y mejorar los esfuerzos de análisis y pronósticos.
Nueve pasos básicos:
- Validación. Cuando un vendedor crea una cotización para un cliente, el software configura e impone una serie de controles para garantizar la calidad y coherencia.
- Precio y cotización. Permite generar la cotización, aprobarla y enviarla al cliente de forma veloz y libre de errores. Incluye descuentos, promociones y paquetes.
- Pedidos. Proceso mediante el cual se crea un contrato o un pedido. Incluye detalles como cláusulas de renovación y condiciones de rescisión, entre otros.
- Negociación. Aplicación de los términos y cláusulas del contrato o pedido.
- Ejecución. Herramienta eficaz que ayuda a acelerar el proceso de finalización del trato.
- Cumplimiento de pedidos. Recepción del pedido, procesamiento y entrega del producto final.
- Facturación. Cálculo de los valores a cobrar con sus correspondientes impuestos y demás cargos.
- Reconocimiento de ingresos. Es cuando se recibe el efectivo de acuerdo con los términos de contratación y cronograma de entrega.
- Retención de clientes. Es el proceso de retención de clientes con sus respectivos ingresos recurrentes.
Agregó que “en un entorno de negocios ideal, la facturación se realiza automáticamente cuando se ingresa el pedido; sin embargo, en la mayoría de organizaciones las cosas no funcionan de manera ideal. Si los pedidos, la cotización, la facturación y el cobro final se pueden conectar a un solo sistema. Es posible gestionar mejor el flujo en todo el ciclo de vida de la venta”.
